W praktyce spotykamy się często z tym, że pracownicy występują do pracodawcy o wystawienie zaświadczenia o wynagrodzeniu i zatrudnieniu. Przepisy prawa pracy nie regulują tych kwestii ani w zakresie, co powinna zawierać treść zaświadczenia, ani czy za każdym razem powinno być ono wydawane, ani w jakim terminie. Jedyny przypadek, gdy wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu jest obowiązkowe, dotyczy zaświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. 1998 nr 162, poz. 1118 z późn. zm.) i chodzi tu najczęściej o ERP-7.
Czy w związku z tym, że prawo pracy milczy na temat wystawiania zaświadczeń pracownikom, pracodawca nie musi ich wydawać? Oczywiście, że tak nie jest. Wśród podstawowych obowiązków pracodawcy znajduje się bowiem wpływ na kształtowanie zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy(art. 94 pkt 10 K. p.), które można rozumieć m. in. jako uczciwe działanie, dobre obyczaje, przyzwoitości czy lojalności. Pracownikom zaświadczenia o zarobkach potrzebne są najczęściej do uzyskania kredytu, świadczeń z MOPS, niekiedy dla zakładu pracy współmałżonka, starającego się o świadczenia z ZFŚS. Skoro przepisy prawa polskiego nie regulują wydawania zaświadczeń, nie ma też określonej formy ani terminów wydawania tego typu dokumentów. Banki czy MOPS najczęściej posiadają własne druki, w których określają, jakie informacje należy podać, a także, kto powinien podpisać zaświadczenie. Zwykle w zaświadczeniu podawane są informacje identyfikujące pracownika (imię, nazwisko, adres, PESEL), pracodawcę (nazwa, adres, NIP), wysokość wynagrodzenia (np. przeciętne przychody lub dochody z okresu ostatnich 3. miesięcy), rodzaj umowy o pracę (czas określony, nieokreślony). W przypadku starania się pracownika o pożyczkę lub kredyt banki wymagają podania informacji na temat ewentualnych zajęć wynagrodzenia oraz tego, czy pracownik nie znajduje się w okresie wypowiedzenia, a zakład pracy w stanie likwidacji lub upadłości.
Nie istnieją również regulacje dotyczące tego, czy pracownik powinien wnioskować w formie ustnej, czy też pisemnej. Sposób wnioskowania, termin wydawania zaświadczeń pracodawca może uregulować w przepisach wewnątrzzakładowych. Opierając się o wskazane wyżej zasady współżycia społecznego, domniemać należy, że zaświadczenie powinno być wydane w takim terminie, aby pracownik mógł przedstawić je instytucji/podmiotowi, która się o nie zwraca w wymaganym przez nie terminie. Banki zazwyczaj uznają zaświadczenia za ważne przez okres 30 dni od daty wystawienia.
Reasumując, pracodawca, mimo braku regulacji prawnych co do wydawania zaświadczeń o zarobkach i zatrudnieniu, ma obowiązek takie zaświadczenia wystawiać ze względu na dobro pracownika, a także dbałość o zasady współżycia społecznego w miejscu pracy. Pomijam tu sytuacje, w których złośliwy pracownik, będzie zwracał się o wystawianie zaświadczeń, np. 2 razy w tygodniu, dezorganizując pracę działu kadr – zakładam, że takie przypadki występują rzadko. Nie mniej jednak, gdyby nawet pracownik wnioskował o zaświadczenia często, pracodawca każdorazowo powinien niezbędne zaświadczenie wydać. Dla jasności sytuacji zasady dotyczące wnioskowania, jego formy oraz zakresu informacji, jakich pracownik oczekuje w tego typu dokumencie, najlepiej zapisać w regulaminie, zarządzeniu lub innym wewnątrzzakładowym akcie prawnym.
Myślisz o założeniu biznesu? Szukasz miejsca gdzie będziesz mógł się rozwijać? Polecamy wam skorzystać z usług jednego z zaprzyjaźnionych wirtualnych biur!